3 เทคนิค ช่วยให้ดำเนินการเรื่องที่ตกลงกับลูกค้าไว้อย่างมืออาชีพ

3 เทคนิค ช่วยให้ดำเนินการเรื่องที่ตกลงกับลูกค้าไว้อย่างมืออาชีพ article

3 เทคนิค ช่วยให้ดำเนินการเรื่องที่ตกลงกับลูกค้าไว้อย่างมืออาชีพ

งานทุกสายงานล้วนมีความเกี่ยวข้องกับลูกค้า งานด้านการบริการนั้น ก็มีส่วนเกี่ยวข้องกับลูกค้าเช่นกัน และลูกค้าถือว่าเป็นผู้มีอุปการะคุณที่จะทำให้ธุรกิจนั้นๆเติบโตแบบยั่งยืน หากไม่มีลูกค้าธุรกิจนั้นๆก็ต้องจบลงในสักวัน สิ่งหนึ่งที่จะทำให้ลูกค้าอยู่ด้วยกันไปโดยตลอด หรือ อยู่ด้วยกันนานนาน คือ การทำให้ลูกค้าเชื่อใจและไว้ใจ ซึ่งมาจากหลายๆด้าน ผู้เขียนขอแชร์ด้านการบริการ ในส่วนของการรักษาคุณภาพการบริการ เนื่องจากมีประสบการณ์ตรงมาเกือบ 20 ปี หากขาดส่วนนี้ไปย่อมส่งผลต่อความรู้สึกของลูกค้าอย่างแน่นอน ความแตกต่างระหว่างการบริการในวันนี้และเมื่อ 10 ปีที่แล้ว คือ ในวันนี้ลูกค้าคาดหวังการบริการระดับพรีเมี่ยม

เคยไหม? ที่ตัวเรารับเรื่องลูกค้าไว้ว่าจะดำเนินการนั่น โน่น นี่ ภายในวันนี้ วันนั้น รวมถึงจะโทรกลับแจ้งเรื่องต่างๆ หลังจากที่ได้นัดหมายวันเวลากับลูกค้าอย่างเป็นหมั่นเป็นเหมาะแล้ว พอเวลาผ่านไปมาทราบอีกทีเมื่อลูกค้าติดตามเรื่องที่เคยตกลงกันไว้ และนำไปสู่การร้องเรียนเจ้าหน้าที่ ในหัวข้อเรื่อง “ไม่ดำเนินการ หรือ ไม่ติดต่อตามนัดหมาย หรือ ดำเนินการไม่ถูกต้อง ฯลฯ”

ผู้เขียนก็เคยเจอเหตุการณ์แบบนี้จากทีมงานของผู้เขียนเอง ซึ่งได้ค้นหาสาเหตุและเทคนิคที่จะช่วยลด หรือ ป้องกันไม่ให้เกิดลองผิดลองถูกมาหลายวิธี จึงขอแชร์วิธีการทำงานเพื่อช่วยให้ดำเนินการเรื่องที่ตกลงกับลูกค้าที่ได้ผลดีและประสบความสำเร็จในระดับหนึ่ง ดังนี้

1. ตั้งใจฟังและจับประเด็นความต้องการของลูกค้า
ในบางครั้งใช้คำถามปลายปิด หรือ คำถามปลายเปิด เพื่อให้แน่ใจว่าเข้าใจตรงกันกับลูกค้า

2. ทำการบันทึกข้อมูล
ไม่ว่าจะเป็นการบันทึกในระบบ หรือ ในกระดาษ หรือ ที่ต่างๆ ตามความเหมาะสม

3. สรุปสิ่งที่สนทนากับลูกค้า และสิ่งที่ดำเนินการให้ลูกค้า รวมถึงนัดหมาย (ถ้ามี)

4. ติดตาม และ ปฏิบัติตามข้อตกลงอย่างสม่ำเสมอ

เพื่อให้งายต่อการจำ และ ใช้เป็นเทคนิคช่วยเตือนสติ ในการรักษาคุณภาพการบริการของเราให้ดีต่อเนื่อง ที่จะช่วยให้เรา ดำเนินการ เรื่องที่ตกลงกับลูกค้าไว้อย่างมืออาชีพ ผู้เขียนขอสรุปเป็น 3 คำ หรือจะเรียกว่า 3 เทคนิค ดังนี้

จด ทวน ทำ

จด ข้อมูลและความต้องการของลูกค้า
ทวน สิ่งที่ดำเนินการให้ลูกค้า รวมถึงการนัดหมาย
ทำ ติดตาม และ ปฏิบัติตามข้อตกลง

เป็นสิ่งที่ผู้ให้บริการด้านงานบริการควรจะเลือกนำไปใช้ เพราะเพียงแค่การตลาดดี สินค้าดี แต่บริการไม่ดี ลูกค้าคงไม่พอใจและกลับมาหาอีกแน่นอน เทคนิคเหล่านี้สามารถนำไปใช้ได้กับทุกประเภทของธุรกิจหรือแม้แต่ในการดำเนินชีวิตในแต่ละวัน

หากเราปฏิบัติอย่างสม่ำเสมอกับลูกค้าทุกคน ลูกค้าจะเริ่มมั่นใจและเชื่อถือ และจะยั่งยืน คือ การรักษาคุณภาพและพัฒนาการให้บริการที่ดีขึ้นเรื่อยๆ เพราะในโลกของธุรกิจ ไม่ได้มีเพียงคุณเจ้าเดียว แต่ยังมีคู่แข่งที่คอยจะล้มคุณ หากคุณไม่พัฒนาตัวเอง

สุดท้ายนี้ผู้เขียนขอเป็นกำลังใจให้กับเจ้าหน้าที่ทุกคนมีความสุขกับการทำงานด้านการบริการ