ลดข้อร้องเรียนด้วยการทำให้ลูกค้าพึงพอใจได้อย่างไร

• เร่งตรวจสอบ เนื่องจากเวลาที่เกิดปัญหาขึ้นลูกค้าแต่ละคนสามารถรอได้ในระยะเวลาที่ไม่เท่ากัน เพราะฉะนั้นต้องต้องเร่งตรวจสอบทำให้ไว บอกกรอบเวลาชัดเจน
  
  
• รอบคอบแจ้งข้อมูล ข้อมูลต่างๆที่เราแจ้งออกไป เป็นคำพูดจะต้องเป็นคำพูดประนีประนอม ได้แก่ ขออนุญาตตรวจสอบข้อมูล ขออภัยที่ให้รอสายนาน ขอบคุณที่ถือสายรอ เราควรจะพูดให้ติดปาก คำพูด คำขอโทษ คำขอบคุณไม่มีต้นทุนพูดบ่อยๆไม่เป็นไร ขอให้พูดให้เหมาะกับสถานการณ์และพูดด้วยความจริงใจ ไม่ใช่พูดแบบหุ่นยนต์หรือท่องตามสคริปต์
  
  
• คิดการณ์สำรอง คือ เราต้องคิดว่า ณ เวลานี้ เราสามารถทำอะไรได้ดีที่สุดแล้วอย่าลืมคิดทางเลือกอื่นเสนอเสมอ ตอนนี้สิ่งที่ดีที่สุด คือ อะไร เราสามารถทำอะไรได้บ้าง ได้แก่ ในกรณีที่ติดสาย หรือ สายไม่ว่าง จะให้คนอื่นดูแลแทน หรือ ขอรับเรื่องดูแลแทนคนที่ติดสาย หรือ ไม่ได้ติดต่อกลับตามนัดหมาย หรือขอสายหัวหน้างาน ขอสายผู้บริหาร หรือ ไม่ยอมวางสาย เป็นต้น