| 
| 
| 
| 
| 
| 
|
10 ข้อควรรู้เกี่ยวกับการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ  10 ข้อควรรู้เกี่ยวกับการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ ด้วยการสื่อสารผ่านทางแชทได้รับความนิยมมากขึ้น ปัจจุบันการสื่อสารทางอีเมลมักใช้ในการติดต่อระหว่างบริษัทกับบริษัทบริษัทกับลูกค้า และติดต่อภายในองค์กร เป็นต้น ทั้งนี้ การเขียนอีเมลที่ใช้ติดต่อระหว่างบริษัท หรือส่งไปยังลูกค้าจะมีความเป็นทางการเพื่อแสดงออกถึงมาตรฐานการสื่อสารและทำให้เกิดประสิทธิภาพของการรับส่งข้อมูลระหว่างกัน
10 ข้อควรรู้เกี่ยวกับการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ
1. ใช้อีเมลแอดเดรสที่เป็นชื่อขององค์กร ชื่อแบรนด์ หรือชื่อบริษัท ในการติดต่อกับลูกค้า ระหว่างองค์กร รวมถึงการติดต่อภายในองค์กรเอง
2. การเลือกส่งอีเมลถึง (To) เป็นการส่งไปยังผู้รับที่เกี่ยวข้องโดยตรง CC (ย่อมาจาก "carbon copy") เป็นการสำเนาถึงผู้ที่เกี่ยวข้อง และใช้ BCC สำหรับกรณีต้องการส่งถึงผู้รับ แต่อีเมลจะซ่อนอยู่ทำให้ผู้ที่ได้รับอีเมลท่านอื่นไม่ทราบ
3. ชื่อเรื่องสั้น กระชับและตรงประเด็น โดยส่วนใหญ่จะเขียนเพียง 1 ประโยคเพื่อบอกถึงหัวข้อของอีเมลนั้นๆ
4. ทักทายลูกค้าหรือผู้ติดต่อทุกครั้งเมื่อขึ้นต้นอีเมล ในการติดต่อไปยังลูกค้าการกล่าวทักทายจะทำให้ผู้รับอีเมลทราบว่าต้องการติดต่อไปยังใคร และแสดงความให้เกียรติผู้รับอีเมลอีกด้วย
5. กล่าวถึงวัตถุประสงค์ของการเขียนอีเมล ก่อนเริ่มเนื้อหาหรือรายละเอียดของอีเมล จะทำให้ผู้อ่านเข้าใจเนื้อหาของอีเมลได้ง่ายขึ้น
6. เนื้อความสั้น กระชับได้ใจความ เข้าใจได้ง่าย และกรณีต้องมีขั้นตอนการดำเนินการหลังจากได้รับอีเมล ควรเขียนให้ชัดเจน นอกจากนั้น การใช้ย่อหน้า และจุดนำจะช่วยในการสื่อสารเข้าใจได้ง่าย
7. ไม่ควรใช้ตัวอักษรหลากหลายสี หรือ เขียนเป็นตัวเน้นทั้งหมด
8. มีคำลงท้ายก่อนจบอีเมล และแจ้งให้ผู้รับทราบว่า ใครเป็นผู้ส่ง จากบริษัทใด รวมถึงแจ้งช่องทางการติดต่ออื่นๆ เช่นเบอร์โทรศัพท์ หรือ Line (หากมี) เป็นต้น
9. อ่านทวนข้อความและตรวจสอบเอกสารแนบก่อนส่งทุกครั้ง การอ่านทวนจะช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ และผู้เขียนสามารถปรับ/เพิ่มข้อมูล เพื่อให้ผู้รับเข้าใจได้ชัดเจนขึ้น
10. ติดตามผู้รับอีเมลเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับข้อความที่ส่งไป เนื่องจากผู้รับอีเมลจะได้รับอีเมลหลายฉบับต่อวัน ดังนั้นอาจทำให้ผู้รับพลาดหรือลืมตอบข้อความที่ส่งไป หากผู้รับไม่ตอบกลับภายในสองวัน ควรสอบถามไปทางอีเมลหรือเปลี่ยนไปใช้ช่องทางอื่น เช่น Line หรือ โทรศัพท์ ในการติดตาม เป็นต้น
บทความโดย
คุณกฤตาภร ณ นคร
15 มิถุนายน 2566
|
.jpg){kind=small}
Skills Development
 |
บริษัท คอลเซ็นเตอร์ มาสเตอร์ จำกัด
37 ซอยอินทามระ 20 แขวงรัชดาภิเษก เขตดินแดง กทม. 10400 โทร : 095-896-8586 อีเมล : contact@callcentermaster.com สงวนลิขสิทธิ์ Copyright © 2024 All Rights Reserved. |
