เจ้าหน้าที่ส่วนใหญ่มักจะเคยชินกับการใช้ศัพท์เฉพาะ (Jargon หรือ Technical Terms) ซึ่งเป็นไปได้ว่าลูกค้าบางท่านอาจจะไม่เข้าใจความหมายของคำเหล่านั้น และเพื่อไม่ให้ลูกค้าสับสน หรือ หลงประเด็น  เจ้าหน้าที่ควรจะใช้คำพูดที่ลูกค้าเข้าใจง่าย และได้ใจความตามที่ลูกค้าสอบถาม  จะทำให้การสนทนาใช้เวลาได้อย่างเหมาะสม  ทั้งนี้ เพื่อเป็นการเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า เจ้าหน้าที่สามารถให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์เพิ่มเติม หลังจากที่ได้ตอบคำถามหรือแก้ปัญหาที่ลูกค้าต้องการ