ความสำเร็จของการบริหาร Call Center มาจากหลายองค์ประกอบ อาทิ การวางแผนอัตรากำลัง และ คุณภาพงานของเจ้าหน้าที่ เพื่อบริหารหน่วยงาน Call Center ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ควรนำข้อมูลจากผลการปฏิบัติงานมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

โดยลักษณะการทำงานของเจ้าหน้าที่ Call Center  นอกเหนือจากการพูดคุยกับลูกค้า (Talk time) แล้ว  หลังจากวางสายเจ้าหน้าที่จะต้องบันทึกงานเข้าไปในระบบ (อาทิ ระบบ CRM)   การลดเวลาบริการต่อสาย (หรือ Handling Time)  จะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเจ้าหน้าที่  และยังเป็นการเพิ่มความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า

ข้อคิดในการบริการลูกค้า “How you think about your customer influences how you respond to them.” "คุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับลูกค้าของคุณ จะส่งผลต่อวิธีที่คุณตอบสนองต่อพวกเขา" - Marilyn Suttle

ในแต่ละวันหรือแต่ละช่วงเวลา จะมีลูกค้าที่ติดต่อมายัง Call Center จำนวนไม่เท่ากัน  การจัดอัตรากำลังให้เหมาะสมทำได้โดยการวิเคราะห์ประวัติการติดต่อของลูกค้าในอดีตมาใช้ประกอบการวางแผน  ซึ่งการวางแผนอัตรากำลังที่ดีจะทำให้บริหารมาตรฐานการบริการ (Service Level) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หากสามารถบริหารจำนวนการรับสายได้อย่างมีประสิทธิภาพ จะเกิดผลดีต่อความพึงพอใจของลูกค้า ลดการร้องเรียน และทำให้การทำงานของเจ้าหน้าที่บริการเป็นไปอย่างราบรื่น  แนวทางการบริหารจำนวนสายของเพื่อลดอัตราสายหลุดลูกค้า ข้อแรก วางอัตรากำลังเจ้าหน้าที่ให้เพียงพอกับการติดต่อของลูกค้า โดยวิเคราะห์จำนวนสายการติดต่อของลูกค้า